Een tijdje geleden publiceerde het vakblad (en -website) Computable een artikel dat gaat over het gebrek aan standaarden tussen OpenOffice.org en verschillende toepassingen in de (overheids)markt. Aanleiding voor het artikel was natuurlijk het eerdere bericht van de gemeente Heerlen die een migratie in gang zal zetten van OpenOffice.org naar Microsoft Office. Als een van Computable-experts ontving ik een mailtje van de betreffende journalist Rian van Heur over het vraagstuk van koppelen met OpenOffice.org. Zelf heb ik een wat andere kijk op dit vraagstuk dan wat in het artikel is te lezen. We worden gesusd met de gedachte dat (open) standaarden randvoorwaardelijk zijn wil een migratie naar OpenOffice.org slagen. Een onjuiste veronderstelling meen ik zelf omdat we te weinig oog hebben voor daadwerkelijke praktische problemen die zich voordoen in een migratie naar OpenOffice.org. Feitelijk leest u hieronder mijn antwoord naar de Computable-redactie.
Het (goedbedoelde) artikel beperkt zich tot algemeenheden en gaat over het ontbreken van open standaarden en een totaalaanpak voor de softwarestack. Bosma benoemt als enige de praktische problematiek die op dit moment de adoptie van OpenOffice.org tegenhoudt.
Allereerst, ten aanzien van de mogelijkheid tot het kunnen koppelen van applicaties bestaat nogal een verstoord beeld van de diverse spelers in het veld. Momenteel biedt Centric via de module Documentenuitvoer (voorheen DOC4all) de mogelijkheid allerlei documentformaten te creeren waaronder RTF, OOXML, PDF en ODF en deze vervolgens in te lezen met OpenOffice.org. Centric ondersteunt niet alleen ODF maar het laat ODF ook als brondocument gebruiken binnen procesapplicaties. ODF is dus het standaard bestandsformaat (grappige woordspeling) van het open source kantoorpakket OpenOffice.org.
Een belangrijker punt in documentcreatie vormt de sjabloonbeheeromgeving die veelal in combinatie met een DMS wordt gebruikt. Zo zijn er nog er maar een beperkt aantal sjabloonoplossingen die ODF ondersteunen en ook nog eens kunnen koppelen met veel gebruikte DMS-producten binnen de Nederlandse markt. Het aantal mogelijke combinaties zijn dus nog niet zo groot en een keuze voor een bepaald DMS kan doorwerken in de keuze voor een sjabloonoplossing. Echter, dit hoeft geen hindernis te zijn wanneer de organisatie tijdig de ondersteuning voor ODF onderkent en afdwingt binnen haar trajecten voor aanschaf of vervanging van software.
Daarnaast zijn er een aantal toepassingen die gebruikt worden in combinatie met MS Office waaronder Microsoft Project en Microsoft Visio. Deze toepassingen kennen niet direct een integratie-probleem met OpenOffice.org, maar merken gebruikers wel een terugval in functionaliteit zoals ze die gewend zijn onder Microsoft Office. De functionele meerwaarde toont zich steeds sterker wanneer men meerdere Microsoft-producten gebruikt. Wanneer gebruikers deze functionaliteit niet missen of bereid zijn daar afstand van te doen dan is ook deze barriere te slechten.
Het meest serieuze probleem in de adoptie van OpenOffice.org zijn macro’s en Access-databases. Zo maken veel toepassingen gebruik van macro’s in documenten die moeten zorgen voor de invoer (input) van gegevens aan de toepassing. Het loopt regelmatig mank op deze macro’s die veelal specifiek geschreven zijn voor MS Office en dit veroorzaakt onjuiste of onzekere resultaten mbt gegevensaanlevering. Tevens gebruiken veel toepassingen ook nog eens een Access database als onderliggende gegevensbron. Access-databases zijn niet of nauwelijks te gebruiken in OpenOffice.org. Als oplossing wordt veelal de Microsoft Access runtime gebruikt om deze toepassingen draaiende te houden.
Op de vraag of OpenOffice.org voor het bedrijfsleven een geschikte keus is kan niet eenduidig met ja of nee worden beantwoord. In het streven van organisaties naar meer flexibiliteit en wellicht leveranciersonafhankelijkheid zal men de risico’s moeten (h)erkennen. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een implicatiematrix waarbij je impact en afhankelijkheden afweegt met elkaar. Vergeet ook niet dat OpenOffice.org ook serieuze kostenbesparingen kan opleveren, zeker wanneer je durft door te rekenen voor een periode van 2 tot 3 jaar. Dit budget kun je aanwenden om bepaalde migratieproblemen aan te pakken.
Bovenstaande is gebaseerd op mijn ervaring binnen Office-trajecten, binnen en buiten de publieke sector, waarin de overweging voor OpenOffice.org werd meegenomen en waarbij applicaties op compatibiliteit zijn getest.
“Chain Me Up” by Martin Walls (matchstick) – Royalty Free License
